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协同让青岛地铁“加速度”

字号: 2016-11-18 19:23 来源:天津在线 我要评论 http://www.72177.com

——见证青岛地铁协同信息化建设之路 

文/孙震吴先瑜

关键词:青岛地铁集团 互联网+ 协同 致远软件 

导语:近年来,我国城市化进程不断加速,城市轨道交通的建造与发展也尤为迅速。其不仅承载着为百姓打造安全、便利、绿色、快捷、经济的出行新方式的责任与使命,更是城市地铁公司建立、发展与科学管理缩影的另一个视角的良好见证。青岛地铁公司的建立和发展也不例外。纵观我国轨道交通行业信息化建设发展全局,起步虽晚于国内其他行业,但随着轨道交通行业的迅猛发展,以青岛地铁集团为代表的一批地铁集团率先开始倒逼自己,紧紧抓住最新技术之手,以“互联网+协同办公”的新型工作方式,将规范管理、高效工作、互联共享、绿色发展等管理理念落到实处,让轨道交通行业信息化找到赶超的拐点,开启“快轨”上的高速“奔跑”模式。那么,青岛地铁集团是如何做到的?

【协同先行,信息化轮子转起来】 

2013年2月22日,青岛地铁集团正式挂牌。主要承担青岛轨道交通工程投融资、建设、运营与管理;基础设施、公共设施项目的工程建设管理、招标及技术服务;土地整理与开发;房地产开发;城市轨道交通相关资源的综合开发及管理;物业管理;国内广告业务;货物和技术的进出口业务。

图1 青岛地铁集团组织结构图 

青岛地铁公司的正式挂牌与地铁线路的正式开建,使青岛地铁公司的内外部职能也随之正式履行。在行使各项职能伊始,青岛地铁公司便将“明确公司的管理流程、规范集团内部管理、科学进行集团管控、工作方式科学合理、预算成本透明合规”作为集团发展的首要目标。这是青岛地铁公司高效高质履行各项职能的基础,也信息化轮子转起来的动能所在。

在信息化建设之初,青岛地铁公司进行了整体信息化规划及顶层设计,本着整体规划、分步实施的策略,以及对青岛地铁公司使命与职能、信息化应用与价值聚合的综合思考,在信息化一期,青岛地铁集团决定管理信息化之协同办公的建设先行。并采用以“协同联动、无纸化高效办公、集约绿色科学工作、智能决策分析和随时协作共享”为特征的致远软件A8多组织版协同办公平台,以此为基础实现集团、分子公司、上级监管部门多方协同的价值塑造。 

【走进青岛地铁协同办公深化应用】 

青岛地铁协同办公系统由两大体系六大平台(层)组成,即标准规范体系、安全防护体系,基础设施层、平台层(核心引擎和应用组件)、业务应用层(核心应用和业务搭建平台)、展现层、用户层以及集成交换平台。在该系统的整体规划中,青岛地铁协同办公按照“统一规划、分步实施”策略,进行顶层设计,避免信息和应用孤岛,避免业务系统间联动性弱、可扩展性不强、重复建设等问题。旨在通过实施智能化的门户系统,实现各业务系统的整合集成,使得系统界面统一、流程统一、账户统一、数据统一;并通过开发综合办公所需的各功能模块,提高办公效率,从而实现各业务系统和办公系统有机结合的综合协同管理平台。

l 一期协同一体化应用之核心内容

1、多维度的协同门户建设 

集团门户是打造集团信息统一发布、共享和指定收阅的基础,有利于集团自上及下信息的有效导流。通过信息门户的建设有效的打通了集团信息管道,增强了企业关键信息控制,提供了企业文化建设的统一门户,实现了多应用系统的操作界面统一设计与实现。集团信息门户的建设将以数据获取和数据整合为核心,通过对各类现有应用系统中信息和数据资源的全面、有机整合来为综合业务网的工作协同服务。

2、高仿真的全集团协作电子流程 

建设集团内部全面的电子协作模式是协同平台构建中至关重要的一环。青岛地铁集团日常涉及的已经形成固定格式的制度流程和大量还未形成格式的制度和管理流程,包括:经营管理和行政管理方面的各种已有的制度流程;公司规章制度、政策、工作规范的制定、修订、废止;项目经营目标、策略审批;项目规划设计、单体建筑设计方案制定、修订;项目的预决算申请审批;大量日常办公文档的撰写、修改和审批以及各种工作安排和汇报。如此看来,流程门类众多。

在过去,由于集团化组织本身的复杂性,手工方式的审批普遍存在审批效率低、跨部门跨组织审批和各种数据采集困难,信息传递不及时,查询和统计困难等问题。远程管理上只能采用电话和邮件沟通,管理比较粗放,需要进行大量沟通的工作信息对称困难。现在,通过电子化工作流程:制度+制度标准+工作流程+审批单据的方式得到了有效解决,极大提升了集团整体办公效能。据不完全统计,目前整个集团核心审批模板多大195套、审批流程多达300余条。2015年1月至8月,集团职能部门调用表单次数达4321次,其中,信访事项处理单调用590次。

3、规范高效的公文办文管理 

平台提供了集团内部完备的电子公文管理功能,包括:公文应用设置、发文管理、收文管理、签报管理、公文交换、公文督办、公文查询、公文统计、公文档案。

管理遵循规范的收发文、交换和文档管理一体化等制度,并针对电子公文特点,提供相应的电子用印、加密控制、流程控制、权限控制和备份等应用,使得发文、收文、交换和公文档案库管理环环相扣;系统控制、安全防范和电子印章紧密相连。在整个公文流转过程中,都提供公文督办的功能。

4、一站式的会议管理 

青岛地铁集团会议管理模块适用于办会的人员组织协调各类型会议的收集、审批、通知等管理工作。会议管理借助搭建平台,搭建会议管理业务应用。实现从议题收集,会议方案报批,发布通知及回执,到下发会议纪要,会后督办落实,全面覆盖集团一站式会议管理场景。

过去,连会议通知都需要打印、复印,由通讯员递送各个部门,效率很低。现在,从会议前资料准备到会议通知审批及下发,从参会回执及统计到会议室预订,从会议纪要上传到会议事项督办,集中放在了一站式会议管理里中实现。集团企业会议资源可以实现真正内部共享和管控。

5、严格透明的电子督查督办管控 

督查督办是青岛地铁集团运行机制中重要的一环,共分为“督查立项-立项审核-专项督查台账跟踪管理(红绿灯)-督查通知管理—督办承办协办过程管理—督查结果反馈-督查评分及考评—督查通报(上会)管理”八项职能。基于青岛地铁督查督办的重要性,增设督查督办子系统,全面满足集团内督查督办事项的需求。做到交必办、办必果、果必报,全面提升集团工作的科学化、制度化、规范化。

6、集团资金及预算计划电子化管控治理 

资金管理是集团企业财务管理的核心,青岛地铁公司集团资金计划管理的基本目标就是运用电子化资金管控手段,提升全集团资金的适度匹配,加速资金调配效能,真正意义上提升资金的使用效率同时节省审批时间和审批成本。

依据集团资金及预算计划管控理论,青岛地铁创新性提出了“资金预算双管控”模式,通过协同办公平台的电子化协作控制基本实现集团内部资金、预算计划“双管齐下,双向并行”的管控逻辑,既保证了集团企业资金集中管控模式的有效实施,同步推行了以预算驱动为基础的现代大型国有集团性企业的资金管控模式。

严格的资金集中管理电子化控制对集团控制风险和控制资金成本,提高资金使用效率非常有效。同时,通过电子化办公平台形成的预算驱动结算的自动化流程,大大降低了直接部门如结算中心,计划中心和相关审核节点的日常工作量,通过双向并行资金和计划的双线数据及时得到共享和管理,不但严格约束了集团资金流的控制走向,还为集团相关战略资金决策提供有力的协调和补充。

7、高效的信息化沟通协作手段—一体化通讯 

随着外部通讯技术的发展和完善,集团协同办公平台对新信息技术手段的要求也不断提升,客观响应式信息互联如SMS、EMAIL已经不能有效拓展信息交互和协作的效能。而协同平台作为集团全员应用的门户和主力沟通通道,必须融合市场最新的安全通讯沟通技术,创新打造青岛地铁集团一体化通讯的标准。

针对集团公司提出的一体化通讯要求,结合外部最新信息通讯技术手段,打通多端通讯模式是集团对电子协同平台基本的战略部署目标,目前集团对通讯方式的改造已经包括了主动通讯服务和及时保障通讯服务两种主要模式,主动式服务包含短信(SMS)和邮件的主动在、离线推送模式;及时通讯保障包括了手持终端APP、SNS微信端集成、PCIM三种基础模式,同时为了保证已有通讯手段的进一步集成,集团正在探索与网络视频会议及电子传真、OCR等多种输入输出终端的兼容关联。 

集团通过对沟通协作手段和工具的建设,极大提升了集团内协作沟通和事件响应能力,在引用新技术通讯手段的同时,又兼备了与平台的安全和有机集成特性,让集团内部的电子化协作真正感受到“互联网+”新技术手段带来的电子协作办公高能效。

【协同“加速度”】 

随着行业环境日新月异、信息数据的高速流动强力推动着集团内部组织单元、价值链环节(组织之间),企业上下游,乃至整个产业链与产业集群之间高度协同关联与构建,作为集团电子办公和协作的第一门户,协同办公系统也将逐步承载更高的管理实践。

图2 协同平台价值提升能效比 

今天,全国越来越多的中大型城市在推进公共轨道交通建设,地铁快轨恰如城市的经脉,其运行的好坏,与每一位民众休戚相关。民众在呼唤更安全、更便利、更经济、更环保的出行新方式,地铁建设也在呼唤更科学、更规范、更高效、更便捷的管理新方式。今天的青岛地铁集团,在协同办公系统的助力下,已开启高速“奔跑”模式,伴随协同的日趋完善和应用深化,青岛地铁集团仍在“加速度”!

作者单位:青岛地铁集团有限公司、致远协同研究院

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责任编辑:wb001

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